Большинство заявок на конкурсы 7РП составляются по строго утвержденной форме, которая детально изложена в «Справочном руководстве для соискателей». Этот документ вместе с объявлением о конкурсе публикуется на сайте CORDIS. При чем, он существует как для каждой категории программы, так и для различных конкурсов в рамках тематической программы.
Каждая проектная заявка на конкурс состоит из двух частей.
Часть А заявки содержит официальную информацию о заявке и участниках. В ней должно быть краткое описание работы, подробная контактная информация, административные данные участников, а также сведения о запрашиваемом финансировании. Информация, содержащаяся в части А заявки, входит в набор онлайновых форм.
Часть Б заявки является перечнем разделов, отражающих аспекты, которые будут оцениваться в процессе экспертизы. Сюда входят, среди прочего, характер подаваемой заявки, список участников и степень их участия, а также ожидаемые результаты работу.
Части А и Б заявки отправляются заявителем с помощью Электронной Системы Подачи Заявок (EPSS). Для каждой заявки публикуется окончательный срок подачи (день, час, обычно 17:00 по Брюссельскому времени). Все заявки, поданные позже этого срока, не подлежат рассмотрению. Окончательную подачу подготовленной заявки осуществляет Координатор проекта.
Поступившая заявка проверяется уполномоченным лицом. В заявке должны быть соблюдены все минимально необходимые административные и официальные требования данного конкурса. При соблюдении этих требований заявка считается принятой к прохождению экспертной оценки.
Экспертиза заявок производится командой независимых экспертов по определенному направлению. Оценка проектной заявки производится по трем критериям:
После всесторонней оценки проекта экспертами Европейская комиссия принимает решение либо о финансировании данного проекта, либо об отказе.
В случае выбора проекта для финансирования Координатор проекта письменно приглашается Еврокомиссией для переговоров по составлению Грантового договора. Он ведет все переговоры от имени консорциума. Во время переговоров может оговариваться сумма гранта, описание и детали предполагаемой работы, административные детали и проч.
При обсуждении условий контракта все партнеры заполняют Формы подготовки контракта (Contract preparation forms). Это онлайновые формы, в которые заносятся официальные данные об организациях-участниках и т.д.
Переговоры завершаются подписанием Грантового договора и запуском проекта. Иногда запуск проекта осуществляется раньше, но финансирование начнет поступать только после подписания Грантового договора.
Выполнение проекта обычно начинается с общего «стартового собрания» (Kick-off Meeting) всех партнеров проекта.